说明书不是随产品附带的纸面材料。在欧洲产品法中，它是产品的一部分，这带来一个多数出口商从没被告知的后果：如果让产品能够安全使用的信息，使用者读不懂，那么即使产品本身完美无缺，产品也不合规。什么都不必损坏。检查人员在一个母语不是英语的国家发现一台机器只有英文说明，就发现了缺陷，而纠正发生在托盘上，而不是下一轮生产中。
说明书必须用哪种语言？
这条规则是从使用者一侧写的，而不是从出口商一侧：安全信息和使用说明必须以产品提供所在成员国的使用者易于理解的语言提供。欧盟并不指定语言。由各成员国在自己转化的规则中指定，答案各不相同——有的接受本国语言之外的语言，有的只要求本国语言，有的对消费品比对专业设备更严格。这意味着您的语言清单取决于您的分销版图，每当新国家的经销商下单就要重画一次，而不是产品的属性。实际的后果是，这个问题归开拓市场的人负责，必须在印刷前回答，而不是在印刷后。
一本多语言合订册可以同时覆盖多个市场，是通常的工业做法，直到它变得无法阅读为止。同一句话沿着一列列语言重复，字号小到没人读，对这位具体用户重要的警告埋在他们找不到的段落里，这满足了检查清单，却违背了目的。一些成员国正是因此反对这种形式。可行的折中是：围绕您实际服务的市场来编排合订册，而不是围绕您将来某天可能需要的所有语言；每种语言的安全部分放在最前面，而不是排在一串语言的末尾；篇幅长的参考资料——详细维护、爆炸图、规格——放在用户够得到但不必随身携带的地方。
可以把说明书放在网上，而不是装进包装盒吗？
有时可以，答案取决于品类，而不取决于您的物流。部分产品类别接受电子说明书，条件的形式始终相同：信息在产品的整个使用期内保持可获得，产品或包装上有可见的获取方式，并且应要求在较短时间内免费提供纸质版。另一些类别不接受电子方式，而几乎所有地方都期望安全部分——警告、残余风险、出了问题怎么办——以纸质形式放在盒内，理由是需要警告的使用者可能没有网络也没有设备。消费品比卖给专业人士的设备管得更严。按该类别自身的文本逐类确定；与一个本来就知道答案的经销商争论，是浪费了那个原本会告诉您答案的唯一的人。
说明书里必须有什么
- 预期用途，直白表述。产品用来做什么、在什么条件下、在负载、环境和使用者的什么限度内。其余一切都以这句话为标准来判断，包括事故发生在您所描述的用途之内还是之外。
- 需要排除的用法。可预见的误用要明确点名，因为一个本可预见而没有警告的风险，会被视为您接受了的风险。出口商最想缩短的是这一节，而责任索赔最先读的也是这一节。
- 警告和残余风险。设计已尽其所能之后仍然危险的是什么、在哪里、什么在保护使用者。每条警告都说明危险是什么、忽视它会怎样、应该怎么做。
- 组装、安装和连接。步骤、顺序、工具，关键处的扭矩，以及首次使用前的检查。要为实际动手的人来写，而这个人往往不是购买者。
- 使用、维护和易损件。如何操作、什么需要清洁、检查或更换、使用者可以做什么、什么必须由专业人员做。多数保修争议就从这两者之间的界线开始。
- 报废处置。产品如何退出使用、丢弃前必须拆除什么、属于哪个回收渠道。这一段很短，但会被检查。
- 谁制造的，以及在此由谁负责。制造商的名称和邮政地址，以及在欧盟设立、对产品负责的一方的名称和地址。联系表单或信箱不是地址，这是整份文件里从外部最容易发现的不合格项。
图形符号，以及它们为什么不是装饰
安全符号是用一套使用者学过的编码写成的句子，只有使用这套编码而不是自己发明一套，它才起作用。标准化符号有规定的形状、规定的颜色和规定的含义，形状本身就承载了部分信息——禁止不同于警告，警告又不同于强制行动。设计师为配合品牌画的图标，对您来说也许更清楚，对用户却什么也传达不了，因为没有人教过他们它的含义。两条规则可以避免大部分麻烦：符号取自适用于您产品类别的标准，而不是取自字体库；并在说明书中用图例解释每个符号，因为只有说明书教过它，符号才能代替文字。
为什么机器翻译的说明书是安全风险
被误译的警告不是排版问题，而是随产品提供的信息存在缺陷，而责任制度把说明不足视为产品被认定为有缺陷的原因。机器翻译恰恰在要紧的地方出错：它会把否定译反，把禁止变成建议，把一个技术术语译成在车间里意思完全不同的日常词，而且这一切都很流畅，所以读译文的人听不出任何异常。商业上的代价比法律上的来得更早——欧洲买家把一本拙劣的说明书当作他们无法检查的一切的衡量标准，而经销商把它当作自己将要接听的客服电话。
有效的做法并不光鲜。在翻译任何东西之前，先冻结一份由了解产品的人写成的英文或中文源文本，因为翻译一份还在变动的文件，会把错误乘以语言的数量。让每种语言由行业内工作的母语者审校——是技术人员，而不是文学译者——并给审校者提供产品，至少是产品照片。保留翻译记忆库，这样下一个型号不必从零开始。并把每种语言文件的版本都保存在技术文件中，因为法院或主管机构会读的说明书，是已经发出去的那一版，而不是您事后改正的那一版。
从分销版图出发来编制说明书，而不是从产品出发。列出产品实际会提供的国家，逐一查明各国自身规则要求什么语言、您的品类是否接受电子说明书，然后才决定盒内放哪些纸质内容。顺序反过来，就会出现经典的昂贵结果：一本精美的册子，大批量印刷，却缺少下了第一张真正订单的那个市场的语言。