向一家中国制造商索要技术文件，您收到的往往是一份检测报告：几页纸，实验室抬头，一串测量数据，一个「通过」。报告是真的，大概也花了真金白银，但它不是被要求的东西。它记录的是一件样品在某一天按某一标准表现如何。技术文件则是论证：论证产品按实际生产的状态符合要求——而这个论证由制造商撰写，不是由实验室撰写。
检测报告和技术文件是两份不同的文件
报告是证据，文件是案情。报告回答「这件样品是否通过了这项测试」；文件回答「这个产品为什么安全，对照哪些要求，以及您如何知道量产仍与样品一致」。所以文件里包含报告，而一摞报告永远不会成为文件。这也解释了最常见的失误：产品被改动——换了更便宜的元件、新的供应商、不同的塑料——报告上仍写着通过，因为它测的已不是您现在出货的东西。持续维护的文件能发现这一点，一个装满报告的文件夹发现不了。
谁可以要求出示，您要多快提供
产品销售所在的任何成员国的市场监督（market surveillance）机关都可以要求出示，它会把要求发给在欧盟境内被指定对产品负责的一方。海关可以在问题未决期间扣留货物。连锁零售商会在供应商准入时索要，经销商会在接手一个系列前索要，保险公司会在事故之后索要。法规规定了文件必须提供的期限，而这个期限被定得很短：它假定文件已经存在，只需交出。没有人会获得时间去现编一份。实际后果是，期限从来不是问题——缺失才是。
技术文件里到底有什么
- 产品及其变型的说明。它是什么，用来做什么，文件涵盖哪些型号和编号，彼此有何区别。一份涵盖「整个系列」却不说明哪些编号属于它的文件，什么也没有涵盖。
- 风险评估。产品在正常使用以及可合理预见的误用中可能带来的危害，针对每项危害采取了什么措施，哪些剩余风险是靠警示而不是靠设计来处理的。这是工厂跳过的部分，也是主管机关最先读的部分。
- 所采用的标准，逐一列明。使用了哪些标准，哪个版本，每一项对应回答哪项要求。未遵循某项标准的地方，文件要说明改用了什么做法，以及为什么能达到同等的安全水平。
- 图纸、示意图和计算。平面图、电路图、含实际采购编号的元件清单，以及对强度、容量或载荷作出任何声明所依据的计算。被偷换的廉价元件也是在这里显形的。
- 检测报告，以及检测的是什么。实验室报告，附样品标识，使读文件的人能判断被测的是否就是正在销售的。
- 已签署的符合性声明（Declaration of Conformity）。由一家明确的公司声明，自行负责地声明产品符合适用于它的法规。由能够代表公司作出承诺的人签署，写明姓名和职务，而不是由一个无名的质量部门签署。
- 如适用，公告机构（notified body）出具的文件。对于必须有独立机构参与的产品类别，其证书或检验文件属于文件的一部分。无需机构参与的，则不缺任何东西——这种情形在本系列的其他文章中另行讨论。
要保存多久，以及谁必须能打开它
保存期限由适用于产品的法规确定，并且从最后一件投放市场的产品起算，而不是从检测日期起算。这一个细节几乎让所有人中招：很久以前停产的型号仍有现行的文件义务，因为某处有一件产品的售出时间晚于您的记忆。文件还必须通过欧盟境内被指定的一方供主管机关调取，这意味着可调取与存在并不是一回事。一份存放在已随工程师离开的笔记本电脑里、格式无人能打开、放在密码随管理员离职而作废的服务器上的文件，是存在的，却不可调取。
因为没有客户要求而从未建立文件的工厂
这是最常见的情形，并非疏忽。一家一季又一季向欧洲贸易公司出货的工厂，被要求的是报价、样品和检测报告，三样都交了。买方是进口商，义务由买方承担，现有的文件也由买方建立——或者没有建立。然后情况变了：工厂以自有品牌销售，或在线直销给消费者，或者贸易公司消失，它的客户直接找到了工厂。义务随角色转移，落到一家有好几个季度的报告、却完全没有风险评估的公司身上。为一个已在销售的产品重建文件是可以做到的。但更慢，更贵，而且是在有人等着答复的时候做的。
- 选出您卖得最好的型号，问一个问题：它的风险评估在哪里。如果答案是一份检测报告，您就找到了缺口，而且发现得很便宜。
- 按样品标识列出现有报告实际涵盖哪些型号，并标出其后产品已发生变化的那些。这些文件是撑不住的。
- 在花钱做新检测之前，先写风险评估。它告诉您哪些检测值得买，也是让文件其余部分前后一致的那份文件。
- 决定由谁签署符合性声明，写明姓名和职务。未签署的声明，或由某个部门签署的声明，被视为没有声明。
- 把文件放在欧盟境内被指定的一方无需致电中国就能打开的地方，并确认一次他们真的能打开。
不要为主管机关建文件。要为接替您、必须解释一个自己没设计过的产品的工程师来建。如果那个人能读这份文件，并说出产品为什么安全、采用了哪些标准、测了什么，检查人员也会更快得出同样的结论。把它放在您的欧洲责任人可以独自打开的地方，并在型号停产之后继续保存，因为保存义务从最后一件投放市场的产品起算，具体期限取决于适用于您产品的法规。