Un cahier des charges a deux fonctions : permettre au fournisseur de chiffrer, et permettre plus tard aux deux parties de s'accorder sur la conformité du résultat. La plupart des documents remplissent mal la première et pas du tout la seconde.
Rendre chaque exigence vérifiable
« Finition de haute qualité » ne se mesure pas, donc ne s'impose pas. « Aucune trace d'outil visible sur les surfaces A et B, contrôle à 50 cm sous éclairage de bureau » si. La seconde version ne coûte rien de plus à écrire et règle un désaccord qui, sinon, surviendrait après l'arrivée du conteneur.
Ce qui doit figurer dans le document
- Les cotes avec tolérances — et lesquelles sont critiques plutôt que nominales.
- Les matières par grade et norme, pas par nom courant.
- La finition, avec sa condition de contrôle associée.
- L'emballage, parce que c'est un vrai coût et une vraie source de casse.
- Ce qui doit être testé, par qui, et ce qu'un échec implique.
Dire ce qui peut changer
Les fabricants chinois savent souvent mieux que leurs clients quelle tolérance coûte cher et laquelle est gratuite. Un cahier des charges qui indique sa propre souplesse — « ce rayon est esthétique, celui-là est fonctionnel » — appelle des suggestions qui baissent le prix sans baisser le produit.
Faites-vous relire. Demandez au fournisseur de décrire ce qu'il va fabriquer, avec ses mots. Tout écart entre sa description et votre intention est un défaut que vous venez d'éviter de payer.