En Europe, une facture est un document commercial. Vous la rédigez, vous la numérotez, vous l'envoyez, et les deux comptabilités s'y réfèrent. En Chine, les documents commerciaux existent aussi — le contrat, la commande, le relevé — mais le document qui compte fiscalement est émis par le système officiel de facturation et porte sa propre identité. C'est le fapiao. Il prouve qu'une vente a été déclarée, et c'est lui qui permet à l'acheteur de comptabiliser la charge, de récupérer la taxe en amont là où la forme le permet, et de justifier le paiement devant ses propres auditeurs. Sans lui, l'acheteur a payé pour quelque chose qui, du point de vue de ses livres, n'a jamais eu lieu.
Ce que le fapiao prouve
Il prouve qu'une opération a été enregistrée auprès de l'administration fiscale par un vendeur que l'administration connaît. Il est émis par ce vendeur, via le système officiel, sur son propre enregistrement, pour un objet décrit, à un acheteur nommé. C'est pourquoi un service financier le traite comme la seule preuve acceptable d'une charge, et pourquoi un contrat, un relevé bancaire, un bon de livraison signé et un reçu présentés ensemble ne le remplacent pas. Qui a vu une note de frais refusée faute de fapiao a vu le réflexe à l'œuvre ; le même réflexe s'applique, avec plus d'argent en jeu, aux factures de fournisseurs.
La forme générale et la forme spéciale
Deux formes comptent en pratique. La forme générale enregistre la vente et permet à l'acheteur de comptabiliser la charge, et c'est tout. La forme spéciale fait la même chose et porte, en plus, les informations dont l'acheteur a besoin pour imputer la taxe contenue dans votre facture sur celle qu'il doit sur ses propres ventes. Un acheteur qui avait droit à la forme spéciale et reçoit la générale a perdu de l'argent réel, et c'est pourquoi une conversation qui ressemblait à de la paperasse peut se tendre en une phrase.
| Point | Forme générale | Forme spéciale |
|---|---|---|
| Ce qu'elle permet à l'acheteur | Comptabiliser la charge et justifier le paiement | La même chose, plus imputer la taxe de la facture sur celle qu'il doit |
| Qui peut l'émettre | Tout vendeur enregistré, dans les limites de son enregistrement | Seulement un vendeur dont le statut fiscal le permet — tous les petits fournisseurs n'y ont pas droit |
| Ce que l'acheteur doit vous donner | Son nom enregistré exact, et son identifiant fiscal | La même chose, plus adresse, téléphone et coordonnées bancaires, chacun exactement tel qu'enregistré |
| Conséquence d'une erreur dessus | Inutilisable en l'état ; elle est annulée et réémise | La même chose, et l'acheteur perd l'imputation jusqu'à l'arrivée de la bonne |
| Quand trancher laquelle s'applique | Avant d'arrêter le prix, parce que la réponse peut changer le prix net des deux côtés | Avant d'arrêter le prix, et par écrit du service financier de l'acheteur plutôt que de votre interlocuteur |
Pourquoi le paiement s'arrête
Le service financier d'un acheteur paie contre une pièce justificative conforme. Pas de fapiao, pas de pièce ; pas de pièce, pas de paiement — et votre interlocuteur ne peut réellement pas passer outre, quelle que soit sa bonne volonté. Le calendrier aggrave la chose : la demande arrive souvent après la livraison, parce que celui qui a passé la commande ne savait pas qu'il en faudrait un et que personne n'a pensé à demander. À ce moment-là, votre marchandise est partie et votre levier avec elle. Le remède est de traiter la question de la facturation comme une partie de la négociation commerciale, et non comme l'administration qui la suit.
Les prestations rendent la même exigence plus difficile à satisfaire. Pour un travail réalisé pour un client chinois, celui-ci peut être tenu de retenir un impôt sur le paiement et d'en rendre compte, et le dossier qu'il doit constituer avant que sa banque n'envoie quoi que ce soit à l'étranger réunit en général la question de la facture et celle de la retenue dans une seule demande qui vous est adressée. Le traitement dépend de la nature de la prestation, du lieu où elle a été exécutée et de la convention fiscale applicable : demandez au service financier du client comment il compte procéder, plutôt que d'en décider pour lui.
Si vous n'avez pas d'entité en Chine
Alors vous ne pouvez pas émettre de fapiao, et aucun montage ne vous le permettra : seule une entité chinoise enregistrée en émet, sur son propre enregistrement. Votre facture étrangère est ce qu'elle est — valable pour votre comptabilité, insuffisante pour celle de votre client. Il existe quelques voies honnêtes pour contourner cela, et chacune change qui est le fournisseur du client, ce qui est une décision commerciale déguisée en décision comptable.
- Le distributeur importateur. Il achète chez vous sur votre facture étrangère et revend localement, en émettant des fapiao à ses propres clients. Cela résout entièrement le problème, et cela déplace la relation client chez lui.
- Un agent doté de sa propre entité. Il contracte avec le client final et émet le fapiao, et vous êtes payé au titre d'un accord distinct avec lui. Praticable, et cela fait de l'agent la contrepartie que le client connaît.
- Votre propre entité. Le seul montage où la facture, la relation et le certificat sont tous les vôtres. Cela coûte une structure à faire tourner et un comptable qui déclare chaque mois, ce qui est le vrai prix, davantage que l'enregistrement.
- Une société à Hong Kong. Utile pour signer des contrats et recevoir de l'argent. Elle n'émet pas de fapiao, parce qu'elle est hors du système fiscal continental, et en acheter une en croyant le contraire est une déception récurrente.
- La facture étrangère acceptée telle quelle. Cela arrive, surtout pour des prestations et chez des acheteurs habitués à payer à l'étranger. Faites-vous confirmer la chose par leur service financier avant d'y compter, et non par celui qui veut votre produit.
Les mentions qui rendent une facture inutilisable
Le nom de l'acheteur doit être le nom enregistré exact de l'entité juridique, caractère par caractère. Pas l'enseigne, pas le nom anglais de la carte de visite, pas l'abréviation que tout le monde emploie en interne, et pas la maison mère quand c'est la filiale qui achète. Ajoutez l'identifiant fiscal, et pour la forme spéciale l'adresse enregistrée, le téléphone et les coordonnées bancaires, chacun tel qu'enregistré plutôt que tel qu'utilisé aujourd'hui. Un seul caractère faux rend le document inutilisable, et cela ne se répare pas par une mention manuscrite : il est annulé et réémis, ce qui prend un temps qui s'écoule pendant que votre marchandise attend déjà son paiement.
La désignation de ce qui a été vendu mérite la même attention, et en reçoit moins. Elle doit correspondre à une catégorie conforme à ce qui a réellement été fourni, et une désignation choisie par commodité — du conseil pour des marchandises, de l'équipement pour une prestation, une ligne générique qui couvre un envoi mixte — est le genre de chose qui ressort plus tard lors d'un contrôle. Elle ressort d'abord comme le problème de l'acheteur, ce qui veut dire qu'elle arrive chez vous peu après, en général sous forme d'une demande de réémission de documents pour des opérations que vous croyiez closes. Demandez par écrit au service financier de l'acheteur les mentions de facturation dès la contractualisation, et gardez ce message.
Réglez la question de la facturation dans la même conversation que le prix, et obtenez trois réponses par écrit avant de signer : le nom enregistré exact et l'identifiant fiscal de l'entité qui sera facturée, la forme qu'elle exige, et qui émet le document si vous n'avez pas d'entité chinoise. Ces trois réponses changent le prix net et la date à laquelle vous serez payé : ce sont donc des conditions commerciales, pas de la paperasse.