La monnaie est administrée, ce qui veut dire qu'un virement vers l'étranger n'est pas un simple ordre d'un titulaire de compte à sa banque. La banque du client doit s'assurer que le paiement correspond à une opération réelle, d'une nature autorisée, documentée. Elle ne fait pas de l'obstruction : c'est elle qui porte la responsabilité de laisser sortir l'argent. La conséquence pour vous est indirecte et c'est tout le sujet — votre paiement dépend d'un dossier constitué par quelqu'un du service financier de votre client, parfois un junior qui a d'autres choses à faire, et c'est dans le dossier que vit le retard.
Le contrôle des changes, en pratique plutôt qu'en principe
L'argent circule librement à l'intérieur du pays et franchit la frontière contre des preuves. Ces preuves doivent montrer à quoi correspond le paiement, que l'opération sous-jacente a bien eu lieu, et que ses conséquences fiscales ont été traitées. Pour des marchandises importées, c'est relativement mécanique : la déclaration en douane et les documents de transport existent et disent ce qui s'est passé. Pour une prestation, c'est plus difficile, parce qu'il n'y a rien de matériel à montrer, et la banque doit se faire une opinion à partir d'un contrat et d'une description.
Cela crée une séquence invisible depuis l'Europe. L'accord commercial, puis la validation interne chez le client, puis la constitution du dossier bancaire, puis l'examen par la banque, puis le virement, puis les banques correspondantes sur le chemin de votre compte. Chaque étape a sa durée et sa manière de s'enliser, et la seule que vous voyez est la dernière. Quand on vous dit que le paiement est en cours de traitement, la traduction honnête est qu'il se trouve quelque part dans cette séquence — et savoir où fait la différence entre attendre et aider.
Ce que la banque demande à votre client
- Le contrat. Signé et revêtu du sceau, avec des montants et des conditions de paiement qui correspondent à la facture. Un contrat qui dit une chose et une facture qui en dit une autre arrêtent le dossier sur place, et la question revient à votre client plutôt qu'à vous.
- Votre facture. Au nom de l'entité qui recevra l'argent. Si le payeur n'est pas celui avec qui vous avez contracté — une filiale, une centrale d'achat du groupe — dites-le et documentez-le avant la tentative de paiement, pas après son rejet.
- La preuve de l'importation, pour des marchandises. La déclaration en douane et les documents de transport, cohérents avec la facture jusqu'à la désignation et aux quantités. Cette partie est généralement simple, et c'est pourquoi les marchandises se paient plus prévisiblement que les prestations.
- Pour une prestation, la nature du travail et son traitement fiscal. Ce qui a été exécuté et où, et la preuve que la retenue éventuellement due sur le paiement a été traitée. Jusqu'à ce que ce soit réglé, le solde ne part pas, et votre client peut vous demander des documents que vous ne pensiez pas avoir à fournir.
- Les coordonnées exactes du bénéficiaire. Le nom du compte doit correspondre au nom de la facture et du contrat, mot pour mot. Une abréviation, un nom commercial, un compte détenu par une société sœur : chacun donne un paiement renvoyé et un nouveau dossier, des semaines plus tard.
Entre « c'est payé » et « c'est arrivé »
Les deux phrases ne disent pas la même chose, et les deux sont prononcées de bonne foi. Pour votre client, payé veut souvent dire validé en interne : la facture a parcouru la chaîne de signatures et la somme est engagée. Le dossier bancaire peut ne pas être encore complet. Une fois l'ordre donné, l'examen prend son temps, le virement traverse ensuite une ou plusieurs banques correspondantes, et un nom de bénéficiaire qui ne correspond pas peut renvoyer le tout des semaines plus tard — l'argent n'est pas perdu, il réapparaît sur le compte du client, mais le compteur repart de zéro. Les périodes creuses s'ajoutent à cela : les jours autour des congés du nouvel an, et les arrêtés comptables où les services financiers et les banques ont d'autres priorités.
C'est pourquoi la question utile n'est pas quand le paiement arrivera. Demandez la date à laquelle l'ordre a été donné à la banque et la référence du virement. Un client qui vous donne les deux a envoyé, et vous pouvez alors relancer votre propre banque. Un client qui ne peut pas vous dit, sans le vouloir, que le dossier est encore en cours de constitution — un autre problème, avec un autre remède, puisque ce qu'il lui faut de vous est un document et non une relance. Demander quelle pièce manque transforme un échange stérile en tâche.
Quand on n'a pas d'entité en Chine
L'essentiel de la difficulté pratique à être payé depuis la Chine est une difficulté de ne pas y être. Chacune des réponses habituelles fonctionne, et chacune résout quelque chose de différent en laissant autre chose intact : le choix découle donc de ce dont vous avez réellement besoin plutôt que de ce qui paraît le plus simple.
| Voie | Ce que cela résout | Ce que cela ne résout pas |
|---|---|---|
| Une société à Hong Kong | Un compte simple pour être payé, des contrats signés dans un environnement juridique familier, et une devise que la banque du client a l'habitude d'envoyer | Le dossier du client et ses obligations fiscales : le paiement reste un virement transfrontalier sortant, et il n'en sort aucun fapiao |
| Un distributeur importateur | Tout le côté chinois — l'importation, la facturation locale, l'encaissement auprès des clients finaux — et vous facturez une seule partie, à l'étranger | Votre visibilité et votre marge : la relation, le prix au client final et la connaissance du marché sont désormais les siens |
| Une plateforme de paiement transfrontalier | L'encaissement de petits montants et des ventes en ligne, avec moins de frictions qu'un virement à chaque fois | Les grosses factures entre entreprises et tout paiement que votre client doit documenter entièrement : son dossier bancaire ne disparaît pas parce que le canal a changé |
| Votre propre entité chinoise | La facturation locale avec fapiao, le paiement en monnaie locale sans dossier transfrontalier, et une position d'où vous pouvez détenir certificats et contrats | La sortie des bénéfices : l'argent logé dans l'entité est soumis à ses propres règles avant d'être distribué à l'étranger, et la structure coûte chaque mois |
Une tentation mérite d'être nommée, parce qu'elle est proposée sincèrement et régulièrement : accepter un paiement sur un compte sans rapport, un compte personnel, ou via un tiers qui dispose de devises. Cela marche une fois. Cela laisse votre client avec un paiement qu'il ne peut pas justifier lors d'un contrôle et vous avec un argent dont vous ne pouvez pas documenter l'origine auprès de votre propre banque, et le premier à en payer le prix est le client — autrement dit, la commande suivante va à quelqu'un dont la paperasse était ennuyeuse.
Acomptes, conditions, et les retards qui ne sont pas des refus
Un acompte est normal et le demander n'est pas une offense. Ce qui compte plus que son montant, c'est ce à quoi le solde est attaché. Une condition exprimée en jours court depuis une date que quelqu'un choisit et se lit toujours avec générosité ; une condition attachée à un événement est satisfaite ou ne l'est pas. Paiement contre documents, paiement avant mise à disposition de la marchandise, paiement avant transfert d'un certificat ou d'un enregistrement au nom du client : voilà des phrases qu'un service financier ne peut pas adoucir. Et négociez-les tant que vous avez encore quelque chose que le client veut, c'est-à-dire avant l'expédition plutôt qu'après.
Une habitude se rentabilise : demander dès la contractualisation qui, chez le client, constitue le dossier bancaire, et faire entrer cette personne dans la correspondance. Ce n'est presque jamais votre interlocuteur commercial, c'est celui qui réclamera une pièce manquante, et une question qu'il peut vous poser directement est une question réglée dans l'après-midi plutôt qu'en quinze jours. La politesse vaut en sens inverse : envoyez les documents dans la forme que sa banque attend, et envoyez-les avant qu'on les demande.
Apprenez enfin à lire les deux sortes de silence, car les remèdes sont opposés. Un client qui a un problème de procédure pose des questions : il demande un document corrigé, transmet une question de sa banque, explique qu'une validation est en attente, vous donne un nom. Un client qui a décidé de ne pas payer se tait, déplace le sujet vers un litige qualité jamais soulevé auparavant, ou réapparaît avec une demande de renégociation. Le premier se traite avec de la paperasse et de la patience, et il paiera. Le second se traite en retenant l'expédition suivante tant que cela veut encore dire quelque chose, et plus vous le prenez pour le premier, moins il reste à retenir.
Avant la première expédition, demandez par écrit trois choses au service financier de votre client : le nom exact de l'entité qui paiera, les documents que sa banque exigera, et qui constitue ce dossier. Ces réponses vous en disent plus sur la date à laquelle vous serez réellement payé que n'importe quelle condition de paiement au contrat, et elles ne coûtent rien à obtenir au moment où le client veut encore quelque chose de vous.