Tout produit qui reste assez longtemps au catalogue rencontre ce moment. Un composant est arrêté, une matière est reformulée, un sous-ensemble est remplacé par son successeur, ou une usine cesse simplement de faire la version que vous achetez. Parfois cela arrive sous forme d'avis formel ; plus souvent sous forme d'un devis devenu étrangement cher, d'un délai qui a doublé, ou d'une réponse disant que l'article est momentanément indisponible, d'une façon qui se révèle définitive. Les entreprises qui traversent cela sans urgence sont celles qui ont traité l'avis comme le début d'un projet et non comme une nouvelle.
L'avis, et le temps qu'il laisse réellement
Un avis en règle est un document précis : il nomme la référence arrêtée, le successeur s'il y en a un, une dernière date pour passer commande et une dernière date d'expédition. Ces deux dernières ne sont pas la même chose, et l'écart entre elles est souvent là où tient tout le plan. Lisez les deux, puis regardez à qui l'avis a été envoyé — ces documents arrivent chez la personne qui passe les commandes, et ceux qui en ont besoin sont ceux qui conçoivent le produit et ceux qui ont promis une durée de service à un client.
Le temps qu'il laisse est toujours plus court qu'il n'y paraît, car le remplaçant doit être choisi, échantillonné, testé et validé dans cette fenêtre, et avec lui tout dossier de certification que la modification touche. D'où le fait que la première action n'est pas un bon de commande : c'est d'établir, en quelques jours, quels de vos produits emploient cette référence et ce que chacun a promis. Une entreprise incapable de répondre vite à la première moitié de cette question découvrira la réponse un client mécontent à la fois.
Dimensionner le dernier achat
- Décider combien de temps encore sera vendu le produit qui l'emploie. Pas combien de temps vous l'espérez : la date après laquelle vous l'arrêteriez de toute façon. Tous les chiffres suivants dépendent de celui-là, et c'est une décision commerciale avant d'être un acte d'achat.
- Ajouter la production que vous lancerez réellement sur cette période, prise dans la prévision que vous défendriez devant votre banque plutôt que dans celle du plan commercial.
- Ajouter les pièces de rechange et les retours sous garantie pour toute la période que vous vous êtes engagé à couvrir, qui va d'ordinaire bien au-delà du jour où vous arrêtez de vendre le produit.
- Ajouter ce que le procédé détruit : rebut, échantillons d'essai, les pièces perdues au réglage d'une série. Un composant compté au besoin net manque sur le dernier lot.
- Retrancher ce qu'on peut raisonnablement attendre d'un remplaçant arrivé avant l'épuisement du stock — et soyez honnête ici, car c'est la ligne dont chacun se sert pour réduire le nombre.
- Confronter ensuite le résultat à deux contraintes qui n'ont rien à voir avec la demande : la trésorerie qu'il immobilise, et la question de savoir si l'article survit à un stockage aussi long.
Les deux façons de se tromper coûtent cher, et elles coûtent cher différemment. Trop petit, et vous payez une reconception sous contrainte de temps, de l'aérien pour un substitut, ou un produit retiré de la vente pendant une saison. Trop grand, et vous avez gelé de la trésorerie dans quelque chose qui vieillit : des bandes sur bobine qui s'oxydent, des colles et des élastomères qui durcissent, des batteries qui ne prennent plus la charge, une matière avec une durée de conservation que personne n'a lue. Les conditions de stockage font partie du calcul, pas de ses marges, et il en va de même de la possibilité que le produit lui-même soit arrêté avant que le stock ne soit consommé — ce qui arrive plus souvent qu'on ne le prévoit.
Qualifier un remplaçant
« Remplacement direct » est une affirmation faite par la partie qui souhaite que le changement soit simple. Parfois c'est vrai. Ce qu'il faut vérifier est tout ce que le mot recouvre discrètement : l'encombrement et la façon dont la pièce est tenue, le comportement aux extrémités de sa plage plutôt qu'en son milieu, le micrologiciel ou la séquence de commande qui l'adresse, la chaîne de tolérances où elle se place, la couleur et l'aspect après vieillissement, et le dossier réglementaire dans lequel l'originale se trouvait. Une pièce électriquement identique et mécaniquement différente d'une fraction n'est pas un remplacement direct pour une ligne d'assemblage automatisée.
Le coût du changement est rarement l'écart de prix. C'est l'essai, le dossier de certification qu'il faut amender là où la modification touche une caractéristique sur laquelle repose le marquage, et — celui qu'on oublie — la validation par votre propre client, qui peut prendre plus de temps que tout le reste réuni dans une industrie où les pièces sont qualifiées par l'acheteur. Tout cela est l'argument pour nommer une seconde source à la conception, où elle coûte un après-midi, plutôt qu'en fin de vie, où elle coûte une requalification.
Les pièces détachées, et ce qui a été promis au client
L'engagement qui vous lie est rarement dans une brochure. Il est dans une durée de garantie, un contrat de service, un appel d'offres gagné, ou une attente créée par la nature du produit — une machine achetée pour durer une décennie porte une hypothèse sur les pièces, que quelqu'un l'ait écrite ou non. Le droit européen des produits attache de plus en plus des obligations de réparabilité et de disponibilité des pièces à des catégories précises de biens, avec un périmètre et une durée qui dépendent de la catégorie et du texte en vigueur ; si votre produit est peut-être concerné, la question se pose au texte applicable plutôt qu'à une réponse générale.
En pratique, il y a une différence entre une pièce qu'on détient et une pièce qu'on peut encore faire fabriquer. Pour une pièce moulée ou usinée, l'outillage peut survivre à la décision de catalogue du fournisseur, ce qui transforme une question de stock en question de stockage — qui garde le moule, dans quel état, et qui paie la place. Pour un composant électronique acheté, ni l'un ni l'autre n'existe, et la voie honnête est souvent de soutenir le produit au niveau du sous-ensemble : garder des cartes complètes plutôt que des composants, et remplacer le module. Quel que soit votre choix, dites-le au client à l'avance. Une durée de soutien annoncée et tenue vaut mieux qu'une durée illimitée que vous cesserez discrètement d'honorer.
Arrêter proprement une référence
- Prévenir les clients avant l'épuisement du stock, pas après. Un acheteur prévenu passe une dernière commande et reste client. Un acheteur qui l'apprend quand une commande est refusée va chercher le catalogue du concurrent.
- Nommer le successeur et la façon d'y passer. Ce qui change, ce qui ne change pas, ce qui doit être requalifié chez eux. Un avis sans successeur est un problème transmis ; un avis avec successeur est un service.
- Prélever la réserve de pièces sur le dernier achat, et la séparer physiquement. Une réserve stockée avec le stock de production est consommée par la production, toujours, et on le découvre au premier retour sous garantie après l'arrêt.
- Trancher le sort de l'outillage. Détruit, stocké, ou rendu — avec une réponse écrite sur qui en est propriétaire, qui le stocke et qui paie. Un outillage dont personne n'a décidé est un outillage qui disparaît lors d'un déménagement d'usine.
- Archiver le dossier, pas seulement la pièce. Plans, échantillon validé, rapports d'essai, dossier de certification, références propres du fournisseur. La référence pourra alors être refaite ailleurs des années plus tard, ce qui est la seule vraie assurance contre cette situation.
Tout cela est plus simple si le contrat l'avait dit. La clause qui vaut la peine oblige le fournisseur à prévenir une personne nommée — pas une boîte mail — un délai annoncé avant toute modification ou tout arrêt, vous ouvre une fenêtre définie pour passer une dernière commande au prix courant, et exige que l'outillage et la documentation vous reviennent quand une référence s'arrête. Ajoutez la phrase qui manque d'habitude : la même obligation s'applique aux composants que le fournisseur achète, car l'arrêt qui vous fera mal n'est presque jamais le sien. Rien de cela ne se négocie à la signature, quand personne ne pense à la fin, et tout cela se souhaite plus tard, quand l'avis est déjà arrivé trop tard.
Tenez une liste, mise à jour quand un produit change plutôt qu'une fois par an : pour chaque référence achetée, lesquels de vos produits l'emploient, quel fournisseur unique la fabrique, et ce que vous avez promis aux clients qui détiennent ces produits. La liste est fastidieuse et courte. Elle est aussi la différence entre un avis d'arrêt qui ouvre un projet et un avis d'arrêt qui ouvre une fouille dans de vieux plans.