Un message part avec trois questions dedans et une réponse revient, qui traite la dernière. Une spécification est envoyée et l'usine fabrique quelque chose d'avoisinant. Une précaution polie — « nous souhaiterions probablement envisager d'avancer sur ce point » — est lue comme une instruction, ou comme rien du tout. Rien de cela n'est un problème de langue en face : c'est un problème d'écriture chez vous, et c'est la chose la moins chère à corriger dans un projet transfrontalier.
Une idée par phrase, et le sujet devant
Le seul changement qui améliore tout consiste à mettre un sujet, un verbe et un objet par phrase, puis à s'arrêter. Les phrases longues ne sont pas plus difficiles parce qu'elles sont longues : elles le sont parce que chaque proposition suspend le sens de la précédente, et qu'un lecteur en langue seconde doit les tenir toutes ouvertes jusqu'au bout. Coupez une phrase en deux à la virgule et vous ne perdez rien que l'élégance dont vous étiez le seul à profiter.
Deux habitudes complémentaires font le reste. Répétez le nom au lieu d'employer un pronom : « le moule » trois fois dans un paragraphe est plus clair que « il », qui peut désigner le moule, la pièce, la commande ou le plan. Et évitez les doubles négations et les questions négatives — « vous n'avez pas le fichier, n'est-ce pas ? » produit une réponse que personne ne sait interpréter, car la convention pour acquiescer à une question négative n'est pas la même dans les deux langues.
Ce que la traduction automatique casse
Supposez que votre message passera par un moteur de traduction, parce que ce sera le cas, souvent par quelqu'un qui lit très bien votre langue mais veut en être sûr. Les moteurs sont bons aujourd'hui, et c'est précisément le danger : ils n'échouent pas visiblement. Ils produisent une phrase chinoise fluide et assurée qui dit quelque chose de légèrement différent, et personne en aval n'a de raison d'en douter. Écrire pour le moteur n'est donc pas une concession : c'est du contrôle qualité sur vos propres instructions.
- Les verbes à particule. « Put off », « run through », « get back to », « look into » sont les mots les plus difficiles de l'anglais pour un lecteur non natif comme pour un moteur. Employez le verbe simple : reporter, relire, répondre, examiner.
- Les idiomes et le sport. « Dans les clous », « la balle est dans votre camp », « mettre le turbo ». Chacun se traduit en quelque chose de littéral et d'étrange, et le lecteur en conclut qu'il a manqué un sens.
- Les précautions qui portent le vrai sens. « Ce serait bien si », « on pourrait envisager », « idéalement ». En français comme en anglais, cela veut souvent dire « faites-le ». Traduit, cela veut dire « facultatif ». Si c'est une exigence, écrivez-la comme telle.
- Les questions rhétoriques et l'ironie. « Voulons-nous vraiment expédier avant la validation de l'échantillon ? » recevra une réponse, parfois un oui, et vous aurez demandé la chose contre laquelle vous mettiez en garde.
- Le jargon interne et les sigles. Vos noms de projet, vos codes internes et vos surnoms de fournisseurs ne veulent rien dire hors de vos murs. Écrivez la chose en entier la première fois, chaque fois, dans un fil où de nouvelles personnes entrent.
- Les longues chaînes de noms. « Responsable du processus d'escalade qualité fournisseur » ne s'analyse pas et ne se traduit pas. Transformez-le en phrase, avec un verbe dedans.
Une question par message, et numérotez-la
Un message qui porte plusieurs questions en prose reçoit une réponse. Ce n'est pas de la négligence : dans une hiérarchie, une réponse à moitié est pire qu'une réponse claire sur le dernier point, donc le lecteur choisit celui qu'il peut trancher. Numéroter les questions change complètement le comportement, parce que la forme de la réponse devient évidente — une liste avec les mêmes numéros — et qu'un numéro manquant se voit des deux côtés. Quand une question compte à elle seule, donnez-lui son propre message, avec un objet qui nomme la chose plutôt que le projet.
La même logique vaut pour ce que vous demandez. « Merci de votre retour » est une instruction sans contenu. Remplacez-la par l'action, l'objet et le moment : ce dont vous avez besoin, de qui, sous quelle forme, pour quand. Et posez des questions fermées partout où une question fermée suffit — une question à laquelle on répond par oui, non ou une date revient le jour même, là où une question ouverte sur la faisabilité revient sous forme d'un paragraphe qui n'engage personne.
- Relire son message une fois comme une liste de questions. Si vous ne pouvez pas les compter, le lecteur non plus.
- Supprimer le premier paragraphe. C'est presque toujours du contexte écrit pour s'échauffer, et la demande est dans le deuxième.
- Remplacer chaque verbe à particule et chaque idiome par le mot simple.
- Transformer chaque précaution oratoire en exigence ou en suppression. Choisissez, parce que le lecteur ne le fera pas.
- Vérifier que chaque date est sans ambiguïté et chaque unité nommée, et que rien ne repose sur une convention que le lecteur ne partage peut-être pas.
- Mettre la demande en dernière ligne autant qu'en première, en une phrase. C'est la ligne qui se lit.
Ce qui n'est pas du texte
Un dessin règle en une seconde ce qu'un paragraphe négocie pendant une semaine. Une photographie avec une flèche, une capture d'écran avec le problème entouré, un croquis de l'ordre de montage : tout cela franchit intact une frontière de langue, et c'est pourquoi un échange technique avec une usine est souvent plus simple qu'un échange commercial. Il en va de même d'un petit tableau — l'élément, la valeur, la décision — que peut lire quelqu'un qui n'aurait pas tenté la version en prose.
Deux détails de forme méritent leur place. Écrivez les dates avec le mois en lettres, ou dans l'ordre année-mois-jour, parce que les ordres numériques employés en Europe et ailleurs ne sont pas les mêmes et que l'erreur est invisible. Nommez chaque unité et ne laissez jamais déduire une mesure d'une échelle de plan. Et méfiez-vous de l'excès inverse : du gras partout, des capitales, du rouge et des points d'exclamation se lisent comme de la colère et non comme une insistance, et un message qui crie reçoit une réponse défensive dans toutes les langues.
Écrire en français, quand le français est le choix le plus dur
La plupart des professionnels chinois qui travaillent avec l'Europe lisent l'anglais, et beaucoup le lisent nettement mieux que le français. Le français ajoute des difficultés qui ne doivent rien à la capacité du lecteur : des accords qui changent la forme des mots, un « on » impersonnel qui cache qui agit, un conditionnel de politesse qui se lit comme une incertitude, et un registre soutenu dont les formules occupent la place où devrait être la demande. Si la relation est en français parce que votre entreprise l'est, écrivez un français court : voix active, sujets nommés, la demande à l'indicatif, et les politesses réduites à une ligne de chaque côté.
Avant d'envoyer quelque chose qui compte, relisez-le en étant l'autre : un lecteur fatigué, en langue seconde, sur un téléphone, avec une dizaine d'autres messages ouverts. Ce lecteur verra la première ligne et la dernière, et répondra à ce qui a la forme d'une question numérotée. Écrivez le message que cette personne peut traiter, pas celui que vous seriez content de recevoir.