La vie professionnelle en Chine se déroule dans une messagerie instantanée. Les contrats s'y discutent, les fichiers s'y envoient, les décisions s'y prennent, et la personne avec qui vous travaillez la consulte deux cents fois par jour contre deux fois sa boîte mail. Un partenaire étranger qui ne travaille qu'en courriel n'est pas rigoureux ; il ajoute une journée à chaque échange et il est absent de la conversation où les choses se décident.
Ce qu'il faut mettre en place avant d'en avoir besoin
- La messagerie elle-même, avec un profil professionnel : votre vrai nom, votre société, une photo. Un profil vide se lit comme un inconnu.
- La variante professionnelle utilisée par les entreprises, quand vos interlocuteurs l'emploient — elle sépare les conversations professionnelles des personnelles et survit à un changement de personnel.
- Un moyen de partager des gros fichiers qui fonctionne depuis les deux pays. Supposez que le service que vous utilisez chez vous peut être inaccessible là-bas.
- Un dispositif de visioconférence auquel les deux côtés peuvent réellement se joindre, testé une fois avant la réunion qui compte.
Gardez la trace, utilisez la vitesse
La messagerie est rapide et c'est une mauvaise archive : les décisions s'enterrent, la personne part, et la conversation est sur un téléphone que vous ne maîtrisez pas. Le montage qui tient est de discuter et décider dans le canal rapide, puis de confirmer dans une trace écrite — un courriel, un document partagé — que les deux parties gardent. Ce n'est pas de la bureaucratie ; c'est ce qui permet de s'appuyer sans risque sur le canal rapide.
Un mot sur ce que cela coûte en attention
Être joignable dans une messagerie signifie être joignable, y compris à des heures qui ne sont pas les vôtres. Poser une attente explicite tôt — « je réponds entre 9 h et 19 h heure de Paris, et en urgence à toute heure » — est mieux reçu que le silence, et protège la relation du ressentiment qui s'installe quand une disponibilité est supposée puis retirée.
La disponibilité et le fonctionnement des outils de communication diffèrent entre les deux pays et évoluent. Testez votre dispositif avant un voyage ou une réunion critique plutôt que pendant.