La réglementation produit européenne repose sur l'idée qu'il existe toujours, dans l'Union, quelqu'un qu'une autorité peut contacter et tenir pour responsable. Pour un fournisseur basé en Chine, ce n'est pas vous. Qui c'est dépend de la catégorie de produit et de votre montage commercial, et se tromper bloque des expéditions plutôt que de produire une lettre polie.
Trois rôles distincts souvent confondus
- L'importateur officiel est l'entité qui déclare la marchandise en douane, acquitte les droits et la TVA à l'import, et figure sur la déclaration. C'est un rôle douanier.
- Le responsable du produit est l'entité établie dans l'UE qui détient le dossier technique et répond aux autorités de surveillance du marché. C'est un rôle de sécurité des produits et, pour de nombreuses catégories, il est obligatoire.
- Le vendeur est celui qui facture le client final et porte la garantie commerciale envers lui. C'est un rôle contractuel.
Une même société peut tenir les trois rôles, et c'est souvent le cas d'un distributeur. Mais ils sont dissociables, et supposer qu'ils vont ensemble est la façon dont une expédition finit bloquée pendant que trois parties expliquent que ce n'était pas leur responsabilité.
Ce que cela change dans votre offre
- L'incoterm cesse d'être un détail d'expédition et devient la clause qui attribue le rôle douanier.
- Un distributeur à qui l'on demande d'être votre responsable produit prend une responsabilité réelle, et la facturera ou la refusera.
- Vendre en direct aux consommateurs en ligne exige généralement de régler cela avant la première vente, pas après.
- Votre dossier technique doit exister réellement, dans une forme lisible par une autorité européenne.
Les obligations varient fortement selon la catégorie de produit et évoluent. Prenez ceci comme la carte des questions à poser, et faites confirmer les réponses pour votre catégorie précise par un commissionnaire en douane et un spécialiste conformité avant de contracter.