Le repas d'affaires, le cadeau, et ce qui se règle vraiment

Un Européen arrive au restaurant soulagé : le plus dur est passé, voici la partie agréable. En réalité la réunion a posé des positions, et le repas établit s'il existe une relation dans laquelle ces positions peuvent bouger. Les décisions se prennent rarement à table, mais la disposition à les prendre ensuite, si. Rien de tout cela n'est mystérieux dès qu'on accepte que la soirée a une structure et que votre hôte la conduit.

Qui invite, et pourquoi l'addition ne se partage pas

Un côté invite et ce côté paie, entièrement. Partager une addition d'affaires, ou insister pour payer sa part, supprime ce pour quoi le repas existait : l'hôte fait quelque chose pour vous, et l'accepter de bonne grâce est la première moitié de l'échange. La seconde est que vous invitez à votre tour, plus tard, avec le même sérieux — dans un lieu de votre choix, chez vous s'ils viennent en Europe. Un visiteur qui ne rend jamais l'invitation n'est pas tant impoli qu'absent de la relation.

Si vous êtes l'hôte en Chine, dites-le en proposant le repas, réglez l'addition à l'écart de la table si vous pouvez, et laissez votre invité voir que la question n'a jamais été ouverte. Si vous êtes l'invité, une tentative polie puis un remerciement net est la bonne dose de résistance. La commande est aussi l'affaire de l'hôte : un invité qui prend la carte en main a pris la soirée en main.

La table est un schéma

Le placement ne s'improvise pas. À une table ronde, l'hôte prend la place qui fait face à la porte, l'invité principal s'assied immédiatement à sa droite, le second à sa gauche, et la préséance descend vers l'extérieur, les plus jeunes se retrouvant près de l'entrée — du côté du service, ce qui est précisément l'idée. Si un hôte désigne une chaise, c'est là que vous vous asseyez, et aller vers celle que vous préférez réorganise une hiérarchie devant tout le monde. La règle simple, pour un visiteur, est d'attendre, de laisser le placement se faire, et de s'asseoir où l'on vous met.

Les toasts suivent le même ordre que le placement. L'hôte ouvre, d'une phrase courte sur la visite ou sur le projet, puis les toasts circulent : individuels, d'un bord à l'autre de la table, et dans l'ordre décroissant des préséances. Abaisser légèrement son verre en touchant celui d'une personne plus haute est un petit geste qui se remarque ; se lever pour trinquer avec la personne la plus haute présente aussi ; et aller porter un toast à ceux du bout de la table à qui personne n'en a porté, aussi. Rien de cela n'exige de boire beaucoup — et la façon de peu boire est de le décider avant le premier verre plutôt qu'au milieu de la soirée.

1. Arriver quelques minutes en avance et laisser l'hôte placer tout le monde. Ne rien dire sur les sièges.
2. Donner sa carte et le cadeau éventuel au début, des deux mains, à la personne la plus haute d'abord.
3. Laisser l'hôte commander et laisser venir les plats. Goûter tout ce qu'on vous présente, y compris ce que vous ne reconnaissez pas ; laisser un peu dans le bol dit que vous avez assez mangé, là où un bol vide en redemande.
4. Attendre le toast d'ouverture de l'hôte avant de boire, puis le rendre peu après avec une phrase à vous sur la visite.
5. Annoncer sa limite tôt et la tenir en souriant toute la soirée. « Je conduis », « j'ai un vol tôt », du thé plutôt que de l'alcool : une raison donnée une fois au début est acceptée, là où un refus improvisé au cinquième toast se lit comme un jugement.
6. Partir quand l'hôte se lève, le remercier devant les autres, et envoyer un message court le lendemain matin. C'est le message qui transforme une soirée en relation.

Les cadeaux : ce qui voyage bien, et ce qui porte un sens que vous n'avez pas voulu

Un cadeau en contexte professionnel est petit, explicable, et vient de quelque part. Quelque chose de caractéristique de votre région, du savoir-faire de votre entreprise, ou de la France d'une façon qui ne soit pas un cliché, remis ouvertement devant les autres, fait le travail. Quelque chose de cher crée une obligation et peut être impossible à accepter pour celui qui le reçoit. L'échec le plus fréquent n'est pas l'objet mais la manière : remis dans un couloir, sans explication, ou donné à une personne sous les yeux de ses collègues.

• Des deux mains, et une explication. Donner et recevoir des deux mains, et dire en une phrase ce qu'est l'objet et d'où il vient. La phrase est l'essentiel du cadeau.
• Ne vous attendez pas à ce qu'il soit ouvert. Un cadeau est souvent posé de côté et ouvert plus tard ; c'est la courtoisie ordinaire, pas de l'indifférence. Faites de même avec ce qu'on vous donne.
• Pensez au groupe. Un bel objet pour l'équipe, plus une petite chose pour chacun des présents, évite la gêne d'une personne distinguée devant les autres.
• Évitez les objets qui portent un mauvais mot. Horloges et montres, fleurs coupées, mouchoirs, parapluies, objets tranchants et tout emballage blanc ou noir voisinent avec les funérailles, la séparation ou le mot qui dit la fin. Le rouge et l'or sont sûrs.
• Attention au nombre malheureux. Le nombre dont le son ressemble au mot « mort » s'évite dans les quantités et dans les coffrets ; les paires et les quantités paires valent en général mieux que les assortiments qu'un Européen composerait d'instinct.
• Un objet logoté n'est pas un cadeau. Un objet marqué à votre logo est du matériel promotionnel, très bien en complément et pauvre comme présent. Gardez les deux séparés.

Ce que votre politique cadeaux implique concrètement

La plupart des entreprises européennes ont aujourd'hui une règle écrite sur les cadeaux et les invitations : un plafond de valeur, une obligation de déclaration, une interdiction franche dans certains secteurs ou dès qu'un acheteur public est en jeu. Cette règle est à vous d'appliquer et ce n'est pas le problème de votre hôte, ce qui veut dire que le travail consiste à la rendre visible tôt plutôt qu'à la faire respecter à table. Dire en début de relation que votre entreprise vous demande de déclarer au-delà d'une certaine valeur, et que vous préférez un échange modeste des deux côtés, transforme une offense possible en contrainte partagée. En parler pour la première fois pendant qu'on vous tend un paquet produit l'inverse.

Quand quelque chose arrive malgré tout et que vous ne pouvez pas le garder, refusez l'objet et acceptez l'intention : remerciez devant les autres, dites que la règle est celle de votre employeur et non un jugement sur le geste, et proposez un substitut — le cadeau va à l'équipe, ou se trouve équilibré par une invitation de votre part. Là où un refus serait visiblement embarrassant dans la salle, acceptez sur le moment et réglez après, en le déclarant et en le disant à celui qui l'a offert dans un message. Protégez d'abord la position de la personne et ensuite votre dossier : le dossier peut toujours se faire plus tard.

Recevoir en France, qui est la moitié la plus difficile

L'invitation en retour est l'endroit où la plupart des hôtes européens sont en dessous, parce qu'ils traitent un déjeuner comme un déjeuner. Un visiteur chinois qui arrive en France lit les mêmes signaux qu'il lirait chez lui : qui est venu l'accueillir, où se passe le repas, si la personne la plus haute est présente, combien de temps dure la table. Un sandwich en salle de réunion après un long vol est un message, quelle qu'ait été l'intention. Symétriquement, un déjeuner français qui s'étire des heures avec du vin et sans ordre du jour peut laisser un visiteur se demander quand commence la partie professionnelle — dites donc à quoi sert le repas, et gardez une courte séquence de travail de chaque côté.

Quelques détails pratiques rendent une table française confortable plutôt qu'éprouvante. Renseignez-vous sur la nourriture avant de réserver, sans en faire un questionnaire : les plats crus et très froids, les fromages forts et les viandes très saignantes sont ceux qui restent le plus souvent intacts, et l'eau glacée est moins bienvenue que du thé chaud. Offrez à votre invité la place qui fait face à la salle. Payez sans discussion. Tenez la soirée plus tôt qu'un dîner français ne le serait naturellement, car quelqu'un qui vient de franchir presque une journée de travail de décalage est plus avancé que vous dans la sienne. Et envoyez un mot le lendemain matin : cela fonctionne dans les deux sens.

Tranchez deux choses avant le voyage, pas pendant : ce que vous offrirez, et ce que vous boirez. Les deux réponses sont faciles à l'avance et quasi impossibles à improviser dans une salle où tout le monde regarde, et les deux se lisent comme une position plutôt que comme une improvisation — c'est tout l'avantage d'avoir décidé.