La plupart des exportateurs rencontrent la réglementation chimique européenne sous la forme d'une liste de substances interdites et d'un rapport d'essai attestant que la liste a ete respectee. C'est la partie facile, et un laboratoire competent s'en charge pour vous. L'obligation plus difficile ne porte pas du tout sur ce qui est interdit : elle porte sur le fait de dire ce qu'il y a dedans. L'Europe a construit une obligation d'information qui court sur toute la longueur de la chaine, vers le bas, vers le client et vers le recycleur — et la chaine n'a jamais ete concue pour porter de l'information dans ce sens. Elle porte des marchandises et des prix. Tout ce qui est difficile dans ce sujet decoule de ce seul desaccord.
Au-dela des substances restreintes : l'obligation de transmettre l'information
Le mécanisme a une forme qu'il vaut la peine d'apprendre, car elle se repete dans plusieurs textes européens. Vous devez etablir si une substance preoccupante est presente dans l'article au-dela du seuil que fixent les textes. Si elle l'est, vous devez en informer le client professionnel sans qu'il le demande, avec assez d'informations pour utiliser l'article en sécurité, et vous devez informer le consommateur qui le demande. Pour les articles concernes, la même information doit être deposee dans une base de données européenne que consultent les autorités et les opérateurs de traitement des dechets. Rien dans cette sequence n'exige que la substance soit interdite : la presence au-dela du seuil suffit, et c'est ce que les exportateurs manquent, car cela signifie qu'un produit parfaitement legal peut être non conforme pour n'avoir rien dit.
Pourquoi un assembleur ne peut pas répondre avec ses propres dossiers
Ouvrez la nomenclature d'un produit assemble ordinaire et vous trouvez des designations commerciales : un moteur de telle puissance, un cable de telle section, un tissu de tel grammage, chacun avec un fournisseur et un prix. L'information que reclame l'obligation européenne vit a l'intérieur de ces lignes, dans le plastifiant de la gaine du cable, dans le retardateur de flamme du boitier, dans l'enduction du tissu, dans la brasure de la carte — et rien de cela n'est ecrit nulle part dans votre usine. Posez la question au fournisseur et la réponse honnete est souvent qu'il ne le sait pas davantage, pour la même raison : il a achete le compose tout fait. L'entreprise qui sait reellement se trouve peut-être plusieurs crans plus haut, et elle n'a aucune relation commerciale avec vous ni aucune raison de répondre a un inconnu.
Est-ce un travail de laboratoire ou un travail de sourcing ?
Les entreprises se tournent d'abord vers le laboratoire parce que cela ressemble a la réponse technique, et c'est le mauvais instrument pour cette question. Une analyse cherche les paramètres qu'on lui a demande de chercher, sur l'echantillon que vous avez envoye, le jour ou vous l'avez envoye. Elle trouvera la famille de substances qu'elle etait faite pour trouver et reste aveugle a tout le reste : on ne peut donc pas atteindre par l'essai une affirmation générale sur la presence. L'essai a ici deux usages legitimes : vérifier une déclaration dont vous doutez, et couvrir une pièce dont le fournisseur ne repondra jamais. Tout le reste doit venir de declarations obtenues de vos propres fournisseurs, ce qui fait de ce sujet un exercice d'achats — qualification fournisseur, clauses contractuelles, relance des non-réponses — conduit par des gens qui parlent aux fournisseurs tous les jours plutot que par un ingenieur qualité qui lit des rapports d'essai.
Fiche de données de sécurité, rapport d'essai, declaration matière : ce que chacun prouve
- Une fiche de données de sécurité concerne un produit chimique, pas votre produit. C'est le document qui voyage avec une substance ou un melange, et il explique a un lieu de travail comment manipuler, stocker et eliminer ce produit chimique. Un article fini n'a normalement aucune fiche de données de sécurité. Quand un fournisseur repond a votre question sur une pièce en vous en envoyant une, il a repondu a une autre question, generalement de bonne foi, et l'echange doit recommencer.
- Un rapport d'essai prouve quelque chose d'un echantillon. Il nomme une methode, une liste de paramètres, un echantillon, une date et un laboratoire, et ses constats sont vrais de cet echantillon. Il ne dit rien des paramètres non testes, rien de la production venue ensuite, rien de l'autre coloris de la même pièce. C'est une preuve forte sur un champ etroit, et c'est precisement ce qui rend dangereux de trop le faire parler.
- Une déclaration matière est une déclaration du fournisseur, et la seule qui passe a l'echelle. Emise par reference de pièce, elle dit ce que la pièce contient et a quoi elle se conforme, et elle est signee par quelqu'un que le fournisseur peut assumer. Comme preuve, elle est plus faible qu'un rapport d'essai. Comme système, c'est la seule qui couvre une nomenclature entière, se renouvelle quand une pièce change, et place le risque la ou se trouve la connaissance.
- Et la déclaration de conformité n'est aucun des trois. Ce document est votre propre affirmation que le produit fini satisfait les règles européennes qui lui s'appliquent. Il repose sur le dossier technique, qui repose sur les rapports d'essai et les déclarations matière. L'envoyer en réponse a une question de composition est une confusion qu'un acheteur remarque, car elle montre que personne chez vous n'a separe les couches.
Comment inscrire l'obligation d'information dans un contrat fournisseur
- Mettez l'obligation dans les conditions du bon de commande, pas dans une lettre annexe signee une fois. Une clause qui s'applique a chaque livraison survit au depart de celui qui l'a negociee ; une lettre annexe, non.
- Definissez les substances par renvoi aux listes européennes telles qu'elles existent a la date de livraison, plutot qu'en recopiant une liste en annexe. Les listes sont revisees, et une annexe figee a la signature garantit que vos declarations se perimeront sans que personne le remarque.
- Exigez une déclaration par reference de pièce, signee, et faites en une condition de qualification plutot qu'un document a relancer. Une pièce sans declaration est une pièce qu'on ne peut pas commander, et cette règle doit être tenue par le système d'achats, pas par un rappel poli.
- Interdisez tout changement de matière, de fournisseur de matière, de revetement ou de colorant sans avis ecrit préalable. C'est la clause qui vous protege reellement, car l'echec habituel n'est pas un mensonge au depart mais une substitution silencieuse plus tard, decidee en amont pour une raison qui ne vous concernait pas.
- Gardez le droit de prelever et de faire essayer, et dites qui paie. L'essai a vos frais quand la déclaration se revele exacte et aux frais du fournisseur quand elle se revele fausse transforme la clause en incitation plutot qu'en coût que vous absorbez.
- Attachez une consequence. Une indemnisation du coût d'un retrait provoque par une déclaration fausse, et le droit de suspendre le paiement des livraisons d'une pièce dont la déclaration n'a pas ete renouvelee, sont ce qui rend le reste de la clause reel. Sans consequence, vous avez ecrit un souhait.
La raison pour laquelle tout cela se ramene au contrat est que votre fournisseur chinois n'a aucune obligation européenne. Personne, dans ce pays, ne lui demandera jamais une déclaration de substances, aucune autorité ne le controlera, et le texte européen qui vous inquiete ne l'atteint pas. Votre bon de commande est le seul instrument qui transmet l'obligation, ce qui signifie aussi qu'il est le seul endroit ou vous decouvrirez si le fournisseur peut la tenir. Un fournisseur qui negocie la clause travaille avec vous. Un fournisseur qui la signe sans la lire ne vous a rien dit. Un fournisseur qui la refuse vous dit quelque chose de vrai sur la pièce, et cette information vaut d'être connue avant que la pièce soit dans un conteneur.
Classez vos pièces selon la probabilite qu'elles portent une substance preoccupante — tout ce qui est souple et plastifie, ignifuge, enduit, traite en surface, teint ou brase — et lancez la campagne de declarations par le haut de cette liste plutot que par le haut de la nomenclature. Vous couvrirez l'essentiel du risque reel avec une poignee de conversations, vous saurez vite quels fournisseurs sont capables de répondre, et vous aurez quelque chose d'honnete a dire le jour ou un client européen posera la question, qui est le jour ou cela devient urgent et non celui que vous aviez prévu.