Demandez à un fabricant chinois son dossier technique et vous recevrez très souvent un rapport d'essai : quelques pages, un en-tête de laboratoire, une liste de mesures, un résultat conforme. Le rapport est authentique, il a probablement coûté de l'argent, et ce n'est pas ce qu'on demandait. Il consigne qu'un échantillon s'est comporté d'une certaine façon, un jour, sous une norme. Le dossier technique est la démonstration que le produit, tel qu'il est fabriqué, est conforme — et cette démonstration est écrite par le fabricant, pas par un laboratoire.
Le rapport d'essai et le dossier technique sont deux documents différents
Le rapport est une preuve. Le dossier est le raisonnement. Un rapport répond à « cet échantillon a-t-il passé cet essai » ; le dossier répond à « pourquoi ce produit est-il sûr, au regard de quelles exigences, et comment savez-vous que la production correspond encore à l'échantillon ». C'est pourquoi un dossier contient des rapports et pourquoi une pile de rapports ne devient jamais un dossier. Cela explique aussi l'échec le plus fréquent : un produit est modifié — un composant moins cher, un nouveau fournisseur, un autre plastique — et le rapport dit toujours conforme, parce qu'il a testé ce que vous n'expédiez plus. Un dossier tenu à jour attrape cela. Un classeur de rapports, non.
Qui peut l'exiger, et sous quel délai il faut le produire
L'autorité de surveillance du marché de tout État membre où le produit est vendu peut l'exiger, et elle adresse cette demande à celui qui est désigné pour répondre du produit dans l'Union. La douane peut immobiliser un envoi tant que la question est ouverte. Un acheteur d'enseigne le demandera au référencement fournisseur, un distributeur avant de prendre une gamme, un assureur après un sinistre. La réglementation fixe un délai dans lequel le dossier doit être mis à disposition, et ce délai est écrit pour être court : il suppose que le dossier existe déjà et qu'il n'y a qu'à le transmettre. Personne ne reçoit du temps pour en constituer un. Conséquence pratique : le délai n'est jamais le problème — l'absence l'est.
Ce que contient réellement un dossier technique
- Une description du produit et de ses variantes. Ce qu'il est, à quoi il sert, quels modèles et quelles références le dossier couvre, et ce qui les distingue. Un dossier qui couvre « la gamme » sans dire quelles références en font partie ne couvre rien.
- Une analyse de risque. Les dangers que le produit peut présenter en usage normal et en mésusage raisonnablement prévisible, ce qui a été fait pour chacun, et quel risque résiduel est traité par un avertissement plutôt que par la conception. C'est la partie que les usines sautent et celle que les autorités lisent en premier.
- Les normes appliquées, nommées. Quelles normes ont été employées, dans quelle version, et à quelle exigence chacune répond. Là où une norme n'a pas été suivie, le dossier dit ce qui a été fait à la place et pourquoi cela atteint le même niveau de sécurité.
- Plans, schémas et calculs. Dessins, schémas électriques, nomenclature avec les références réellement achetées, et les calculs qui soutiennent toute affirmation de résistance, de capacité ou de charge. C'est aussi là qu'un composant substitué moins cher devient visible.
- Les rapports d'essai, et ce qu'ils ont testé. Les rapports de laboratoire, avec l'identification des échantillons, pour que celui qui lit le dossier puisse dire si ce qui a été testé est ce qui est vendu.
- La déclaration de conformité signée. Une déclaration par laquelle une société identifiée affirme, sous sa propre responsabilité, que le produit satisfait la réglementation qui lui est applicable. Signée par quelqu'un qui peut engager la société, avec un nom et une fonction, pas par un service qualité anonyme.
- Le cas échéant, ce qu'a produit un organisme notifié. Pour les familles de produits où un organisme indépendant doit intervenir, son certificat ou son document d'examen a sa place au dossier. Là où aucun organisme n'est requis, rien ne manque — ce cas est traité ailleurs dans ce cluster.
Combien de temps il doit survivre, et qui doit pouvoir l'ouvrir
La durée de conservation est fixée par la réglementation applicable au produit, et elle court à compter de la dernière unité mise sur le marché, non de la date de l'essai. Ce seul détail attrape presque tout le monde : une référence arrêtée depuis longtemps porte encore une obligation de dossier, parce qu'une unité a été vendue quelque part plus tard que dans votre souvenir. Le dossier doit en outre être accessible aux autorités par l'intermédiaire de la partie désignée dans l'Union : disponible n'est donc pas synonyme d'existant. Un dossier sur l'ordinateur portable parti avec un ingénieur, dans un format que personne n'ouvre, sur un serveur dont le mot de passe est parti à la retraite avec son administrateur, existe et n'est pas disponible.
L'usine qui n'en a jamais constitué parce qu'aucun client ne l'a demandé
C'est la situation habituelle, et ce n'est pas de la négligence. Une usine qui livre saison après saison des sociétés de négoce européennes s'est vu demander un prix, un échantillon et un rapport d'essai, et elle a fourni les trois. L'acheteur était l'importateur, l'acheteur portait l'obligation, et l'acheteur constituait le dossier qui existait — ou ne le constituait pas. Puis quelque chose change : l'usine vend sous sa propre marque, ou en direct aux consommateurs en ligne, ou la société de négoce disparaît et son client s'adresse directement à l'atelier. L'obligation suit le rôle, et elle arrive chez une entreprise qui a des rapports vieux de plusieurs saisons et aucune analyse de risque. Reconstituer un dossier pour un produit déjà vendu est possible. C'est plus lent, plus cher, et cela se fait pendant que quelqu'un attend une réponse.
- Prenez votre référence la plus vendue et posez une seule question — où est son analyse de risque. Si la réponse est un rapport d'essai, vous avez trouvé la lacune, et vous l'avez trouvée à bon compte.
- Lister quelles références les rapports existants couvrent réellement, par identification d'échantillon, et marquer celles où le produit a changé depuis. Ce sont les dossiers qui ne tiendront pas.
- Écrire l'analyse de risque avant de payer de nouveaux essais. Elle vous dit quels essais valent la dépense, et c'est le document qui rend le reste du dossier cohérent.
- Décider qui signe la déclaration de conformité, avec un nom et une fonction. Une déclaration non signée, ou signée par un service, est traitée comme une absence de déclaration.
- Placer le dossier là où la partie désignée dans l'Union peut l'ouvrir sans appeler la Chine, et vérifier une fois qu'elle en est réellement capable.
Ne constituez pas le dossier pour l'autorité. Constituez-le pour l'ingénieur qui vous remplacera et devra expliquer un produit qu'il n'a pas conçu. Si cette personne peut lire le dossier et dire pourquoi le produit est sûr, quelles normes ont servi et ce qui a été testé, un inspecteur arrivera plus vite à la même conclusion. Gardez-le là où votre personne responsable européenne peut l'ouvrir seule, et gardez-le après l'arrêt de la référence, puisque l'obligation de conservation court depuis la dernière unité mise sur le marché et que la durée exacte dépend de la réglementation applicable à votre produit.